Я предлогаю для начала написать матч (матчи) на которые мы планируем поехать, а дальше уже решать как ехать. Можно ехать вообще разными путями, а там уже всем заселиться в одинь отель.
С другой стороны если лететь всем, например, из Питера, то можно найти тур-фирму, которая организует все (визу итальянскую на время поездки, перелёт, отель), тогда вообще всё просто.